Comment organiser votre événement : les 6 étapes clés avec Malom Events
- Tom Burion
- 29 oct.
- 3 min de lecture
Introduction pour organiser votre événement
Organiser un événement — qu’il s’agisse d’un mariage, d’un séminaire, d’une soirée d’entreprise ou d’un festival — est un défi qui demande rigueur, créativité et coordination. Chez Malom Events, nous avons fait le pari de vous proposer tout en un seul endroit : location de matériel, animations, coordination, traiteur, et plus encore.
Dans cet article, nous allons vous présenter toutes les étapes, de l’idée initiale aux remerciements finaux, pour que votre événement soit une réussite totale.
Organiser votre événement avec Malom Events
Étape 1 : Consultation initiale (prise de contact)
Tout commence par une réunion / un échange entre vous (le client) et notre équipe. Le but : comprendre vos besoins, vos envies, votre budget, vos contraintes.
On définit le type d’événement (professionnel, privé, culturel), le public cible, le lieu envisagé, la date possible.
C’est aussi l’occasion de poser les premières idées : thème, ambiance souhaitée, valeur ajoutée que vous voulez apporter à vos invités.
Conseil : apportez lors de cette réunion des exemples visuels (photos, mood-board, repères de couleur) et soyez clair sur vos priorités (budget, timing, ambiance).
Pour Malom Events, cette phase permet de définir si vous optez pour un service « clé en main » ou simplement la location d’un ou plusieurs services.
Étape 2 : Planification et proposition
Une fois la consultation validée, l’équipe élabore une proposition personnalisée : calendrier, budget prévisionnel, lieu(s) possibles, fournisseurs, scénario.
On détermine :
Le lieu exact + plan logistique (accès, parking, flow des invités)
Le thème / la scénographie / l’ambiance visuelle
Le matériel nécessaire (mobilier, technique, son/lumière, structures, décoration)
Les animations ou prestations envisagées (DJ, spectacle, photo-booth, etc.)
Le traiteur / boissons / restauration éventuelle
Le plan de communication s’il s’agit d’un événement externe (invitation, RSVP, signalétique)
Une fois la proposition acceptée, les réservations sont lancées : lieu + fournisseurs.
Conseil : prévoir des marges dans le budget (réserve 5-10 %) pour imprévus. Valider rapidement les choix de prestataires afin d’éviter les mauvaises surprises.
Étape 3 : Coordination logistique et technique
À l’approche de l’événement, on entre dans la phase « mise en place logistique ». L’équipe Malom Events supervise :
Le montage des structures (tentes, chapiteaux, scène)
L’installation du matériel technique (sonorisation, éclairage, vidéo, écrans)
La livraison et mise en place du mobilier, de la vaisselle, des bars / frigos, de la décoration.
Coordination des équipes (traiteur, barmen, serveurs, animation)
Gestion des autorisations éventuelles (sécurité, accès, site, régie).
On établit un planning horaire très précis : horaire d’arrivée des prestataires, timing d’installation, tests techniques, ouverture des portes.
Conseil : prévoir un jour-avant ou matin-même d’événement dédié uniquement à l’installation et aux tests — cela évite beaucoup de stress le jour-J.
Étape 4 : Jour de l’événement – Gestion opérationnelle
Le jour-J est le moment clé. L’équipe Malom Events assure :
L’accueil des invités, mise en route de l’animation, respect du timing.
La supervision technique (son, lumière, projections) pour garantir une ambiance fluide.
La gestion des imprévus (météo, retard, matériel défectueux) : grâce à un plan de secours prévu en amont.
Le suivi des animations/activités, la coordination traiteur/boissons, la logistique “en direct”.
Conseil : avoir une fiche “plan B” prête : notamment pour météo défavorable, panne technique, retard d’un prestataire.
Étape 5 : Démontage et logistique post-événement
Une fois l’événement terminé, vient la phase de rangement, démontage et retour matériel. L’équipe s’occupe de :
Le démontage des structures et la récupération du matériel.
L’évaluation du lieu (nettoyage, restitution, état des lieux).
Le retour des prestataires et clôture logistique.
Il est important de prévoir un budget et un moment pour cette phase — c’est souvent sous-estimé.
Conseil : prévoir une réunion rapide “débrief” le lendemain pour faire le point sur ce qui a bien fonctionné / ce qui pourrait être amélioré.
Étape 6 : Évaluation post-événement et suivi
Après l’événement, Malom Events propose un retour structuré :
Recueil des retours clients/invités (questionnaire ou simple entretien).
Rapport final (photos, vidéos, statistiques si applicable).
Analyse des points forts et des axes d’amélioration – ceci afin de toujours améliorer nos prestations futures.
Conseil : conserver une documentation de l’événement : photos, plan, prestataires engagés, coût réel vs budget, feedback. Cela vous sera utile pour vos prochains événements.
Conclusion
Organiser un événement réussi implique bien plus que « réserver un lieu et inviter des gens ». C’est un travail d’orfèvre, mêlant planification, coordination, logistique, technique, créativité et suivi. Avec Malom Events, vous bénéficiez d’un partenaire tout-terrain qui prend en charge l’ensemble – ou une partie – de ces étapes, selon vos besoins.Que vous envisagiez un mariage, un séminaire, une fête d’entreprise ou un festival, adopter cette méthodologie vous permettra d’aborder votre projet avec sérénité et efficacité.
Vous êtes prêt à transformer votre idée en moment inoubliable ? Contactez-nous pour un premier rendez-vous gratuit et mettons ensemble les bases de votre événement.
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